Planejar o gerenciamento das comunicações é o processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação. Com esse intuito, o Gerenciamento das comunicações deve:
- Conectar as partes interessadas respondendo suas necessidades de informação, gerando confiança e entusiasmo pelo projeto e estimulando trabalho em equipe e cooperação;
- Agilizar a tomada de decisão disponibilizando a informação certa, na hora certa, e para as pessoas certas;
- Garantir o alinhamento entre as pessoas disponibilizando uma documentação resumida e eficiente, o que implicará em menos discussões e conflitos.

Abaixo algumas das melhores práticas do processo:
- Usar método 5W2H adaptado para análise (6W2H);
- Adaptar a cultura e estrutura organizacional;
- Considerar os interesses individuais e de grupo, seus conflitos e repertórios;
- Validar o plano com os interessados;
- Determinar mecanismos de feedback e resolução de conflitos;
- Garantir meios adequados para resolução de problemas, distribuição de informações e controle de mudanças;
- Preparar plano de comunicações já no kick-off e revisar sempre.

Sempre respondendo as seguintes questões:
- O que? Qual informação?
- Por que? Com qual propósito?
- Quem é o responsável?
- Para quem? Quem precisa da informação?
- Quando serão necessárias e qual periodicidade?
- Onde ocorrerão ou serão armazenadas?
- Como? Template, procedimento, best practices.

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